Hier wordt vaak te weinig aandacht aan besteed. Problemen over de toepasselijkheid van algemene voorwaarden worden dan ook met regelmaat voorgelegd aan de rechtbank.
Veel bedrijven gebruiken algemene voorwaarden. Vaak staan die op de website. Maar hoe zorgen je ervoor dat de algemene voorwaarden ook daadwerkelijk van toepassing zijn op de overeenkomsten die je sluit?
Wil je dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomsten die je sluit? Dan is van belang dat je je wederpartij hiervan op de hoogte stelt.
Vermeldt bijvoorbeeld in uw aanbieding, offerte, overeenkomst of opdrachtbevestiging dat uw algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn.
Heeft uw meerdere sets (bijvoorbeeld inkoopvoorwaarden en verkoopvoorwaarden)? Geef dan duidelijk aan welke set algemene voorwaarden van toepassing is.
Dat kan met bijvoorbeeld de volgende tekst:
“op al onze offertes, overeenkomsten en leveringen zijn de algemene voorwaarden van [jouw handelsnaam] van toepassing.“
De wederpartij moet de toepasselijkheid van jouw algemene voorwaarden uitdrukkelijk of stilzwijgend aanvaarden:
Let op: aanvaardt jouw wederpartij de algemene voorwaarden niet en verwijst de wederpartij in plaats daarvan naar zijn eigen algemene voorwaarden? Dan komt aan jouw verwijzing geen werking toe! Als je in deze situatie – zonder schriftelijk te reageren – overgaat tot het sluiten van de overeenkomst, dan zijn op die overeenkomst de algemene voorwaarden van de wederpartij van toepassing! Een in jouw algemene voorwaarden opgenomen uitsluiting van de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de wederpartij maakt dit niet anders. Het is dus belangrijk dat u uw wederpartij er nogmaals op wijst dat u de beoogde overeenkomst uitsluitend wenst aan te gaan onder toepasselijkheid van jouw eigen algemene voorwaarden en dat de wederpartij dit alsnog aanvaardt.
Als gebruiker van algemene voorwaarden heb je een wettelijke informatieplicht. Deze informatieplicht houdt in dat je jouw wederpartij een redelijke mogelijkheid moet bieden om van jouw algemene voorwaarden kennis te nemen. En op dit punt gaat het vaak mis met grote gevolgen.
Biedt je de wederpartij namelijk geen mogelijkheid om van jouw algemene voorwaarden kennis te nemen, dan zijn jouw algemene voorwaarden vernietigbaar. De wederpartij kan die ‘uitschakelen’ waardoor ze niet meer van toepassing zijn.
Je kan dit doen door jouw algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan jouw wederpartij te verstrekken (ter hand stellen).
Route 1 : Als de overeenkomst via internet (elektronisch) tot stand komt, dan kan je de algemene voorwaarden via internet (elektronisch) aan je wederpartij ter beschikking stellen. Dat kan door de algemene voorwaarden mee te sturen als een PDF bij een e-mail waarin ook de offerte is opgenomen bijvoorbeeld.
Route 2 : Komt de overeenkomst niet via internet tot stand? Dan is van belang dat je de algemene voorwaarden dus voor of bij het sluiten van de overeenkomst hebt verstrekt. Bijvoorbeeld als bijlage bij de offerte.
Voor een dienstverrichter die zijn gevestigd in de EU geldt de verplichting tot terhandstelling niet. Zij kunnen ook verwijzen naar een elektronische vindplaats, zoals een pagina op een website.
Van belang bij elektronische (via internet) ter beschikking stelling van algemene voorwaarden is dat:
Dit kunt u bijvoorbeeld bereiken door de algemene voorwaarden als een pdf-document naar uw wederpartij te e-mailen. Zet dan in je e-mail of in je e-maildisclaimer:
“Onze algemene voorwaarden zijn te lezen en te downloaden op onze website: www.jouwdomeinnaam.nl/algemenevoorwaarden”
In plaats van www.jouwdomeinnaam.nl/algemenevoorwaarden vul je dan de rechtstreekse vindplaats op jouw website in.
Werk je al langer met algemene voorwaarden? Dan heb je soms meerdere versies, omdat gaandeweg de jaren algemene voorwaarden nog wel eens worden gewijzigd. Zorg er dan voor dat oudere versies wel bereikbaar blijven. Hoe je dat kan doen? Zie onderstaande afbeelding hoe bijvoorbeeld de Nederlandse Vereniging van Banken verschillende versies toegankelijk maakt op haar website:
